Pengertian Key Performance Indicator (KPI)

Apakah KPI itu?

Semua orang yang bekerja di perusahaan pasti punya sedemikian banyak tugas dan tanggung jawab. Dan semua tugas dan tanggung jawab setiap peran tersebut dipaparkan secara terperinci di dalam sebuah dokumen yang bernama Job Description. Maka tidak heran jika dokumen Job Description dibuat begitu detail dan lengkap bahkan berlembar-lembar yang memaparkaan dengan rinci setiap tugas dan tanggung jawab setiap peran serta menghubungkannya dengan fungsi yang lebih besar lagi yaitu departemen. Jadi dengan demikian, setiap peran terlihat kontribusinya dalam setiap departemen, begitu juga departemen dengan keseluruhan perusahaan. Pertanyaannya, adakah jalan pintas yang sederhana untuk menggambarkan fungsi dan setiap peran terkecil di dalam suatu organisasi?

Jawabannya ada dan sangat sederhana sekali.

Kita tanya kembali kepada organisasi tersebut kepada organisasi tersebut, “ mengapa kira-kira suatu peran (role) itu ada di dalam organisasi? Yang pasti karena peran tersebut dibutuhkan bukan? Kalau dibutuhkan, berarti peran tersebut mempunyai output. Apakah outputnya ? Untuk mencapai output sedemikian, apakah yang harus dilakukan oleh peran-peran tersebut?  Berikutnya kita tarik mundur kembali output tersebut, proses apakah yang harus dilakukan untuk menghasilkan output tersebut?

Misalkan dikebun dibutuhkan peran Field Assistant, kira-kira mengapa peran tersebut dibutuhkan? Mengapa tidak cukup hanya dengan Estate Manager atau permanen saja langsung? Mengapa harus ada Field Assistant? Saya rasa seorang Estate Manager mengelola kebun yang begitu luas jumlahnya, kurang lebih 3000 ha dengan banyak pokok tananan yang dibagi perblok hingga divisi dengan jumlah tenaga kerja bagitu banyak, tentu akan sangat sulit.

Bagaimana dengan permanen? Apakah tugas permanen mengelola kebun?  Tugasnya lebih spesifik sesuai fungsinya yaitu memanen, jadi siapakah yang bisa membantu Estate Manager untuk mengelola kebun? Iya, dibutuhkan sesorang Field Estate yang dapat membantu Estate Manager mengelola bagian kecil dari suatu estate yang disebut divisi dengan luasan sekitar kurang lebih 800 ha. Sebagai pengelola divisi, apakah output yang diharapkan dari Field Assistant? Tentunya produktivitas dari divisi itu,hasil yang tinggi, biaya pengelolaan yang rendah, dan pemeliharaan lingkungan (Crop, Cost, Condition). Apakah yang dapat menentukan kualitas output tersebut? Setiap penentu keberhasilanoutput itulah yang kemudian kita sebut dengan KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI).

Saya yakin semua pekerjaan akan bermuara ke beberapa proses inti. Contohnya mengirim surat. Kita pasti melakukan beberapa proses detail untuk mencapainya antara lain : membuat surat, menyiapkan amplop, membuat label alamat, menempel label alamat, menulis permintaan ekspedisi dan mengirimkan surat tersebut ke bagian General Service untuk diteruskan ke jasa kurir.

Dari proses di atas, lalu kita tentukan muara pengukuran keberhasilan dari pekerjaan mengirim surat tersebut. Apakah kecepatan pengiriman surat atau jumlah surat yang tidak terkirim? Itulah yang disebut KEY PERFORMANCE INDICATOR,  kita pegang ukuran muara tersebut, semua proses detail akan mengikuti.

Disebut Key Performance atau dalam bahasa Indonesia yang berarti kunci keberhasilan, maka seharusnya jumlahnya tidak terlalu banyak, maksimal 6 sampai 8 indikator sehingga si pemilik proses bisa fokus untuk keberhasilannya.

Nah, sama halnya dalam dunia kerja setiap dari peran yang memiliki banyak tugas dan tanggung jawab tersebut pasti juga memiliki ukuran muara yang dapat mengarahkan kepada keberhasilan output. Selama ita fokus ke KPI kita , secara otomatis proses-proses kecil kita akan mengarah kepada keberhasilan proses besar (muara) dan akhirnya mengantarkan kita mendapatkan output yang sesuai bahkan melebihi target. Jadi kalau kita diminta menggambarkan sebuah peran di departemen atau organisasi, kita dapat mudah menjelaskan dengan memaparkan KPI fungsi tersebut  yang berisi tidak lebih dari 8 KPI setiap fungsi, yang pasti di dalamnya mencakup semua tugas dan tanggung jawab peran itu.

Pertanyaan kedua, apa bedanya target dengan KPI? Target adalah hasil output departemen/fungsi di organisasi, sedangkan KPI adalah satuan keberhasilan setiap proses yang dapat menghasilkan output.

Source : Majalah internal karyawan Lonsum Edisi no. 60/IX/2010

About these ads

Berikan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

Bergabunglah dengan 30 pengikut lainnya.

%d blogger menyukai ini: