Administrasi


  • Proses Absensi Karyawan di Pabrik

    Mencatat jam kerja karyawan pabrik
    Dari kantor pabrik, Mandor Shift akan diberikan beberapa lembar absensi yang kosong dan juga yang sudah mencakupi Nama Karyawan dan Kode Karyawan.  Setiap hari, karyawan pabrik akan melaporkan kehadirannya pada mandor shift yang bertugas. Mandor shift betanggung jawab untuk memastikan semua orang ada pada stasiunnya. Apabila ada orang yang tidak bisa hadir, merupakan tanggung jawab mandor shift untuk mencarikan orang pengganti pada stasiun tersebut. Biasanya orang penggantinya merupakan orang yang melakukan atau mengoperasikan mesin yang sama di shift yang berbeda. Absensi yang telah diisi diberikan pada Checkroll pada akhir shiftnya untuk diinput.

    Mengecek data harian kerja karyawan pabrik
    Pada awal hari, Checkroll mengecek absensi untuk karyawan pabrik yang bekerja pada shift siang (shift 2) di hari sebelumnya. Absensi ini diserahkan kepada Factory Assistant untuk diverifikasi dan Mill Manager untuk diapprove sebelum di-input. Pada akhir hari, Checkroll akan mengecek absensi yang diisi oleh Mandor Shift pagi di hari yang sama. Checkroll memastikan bahwa data-data yang diperlukan sudah diisi dengan lengkap, tepat dan jelas. Setelah absensi untuk karyawan pabrik telah dicek, Checkroll juga akan melampirkan absensi untuk pekerja non-shift (absensi di kantor pabrik) untuk diverifikasi oleh Mill Assistant dan diapprove oleh Mill Manager.

    Menyetujui absensi
    Setelah absensi dicek oleh Checkroll, maka Mill Manager akan menyetujui formulir tersebut untuk di-input.

    Input data payroll
    Setelah semua form absensi disetujui, maka Checkroll akan meng-input absensi pekerja pada akhir hari untuk karyawan pabrik yang bekerja pada shift pagi dan karyawan yang bekerja di kantor pabrik. Untuk karyawan yang berkerja pada shift siang, data absensi akan diinput oleh checkroll pada hari berikutnya.

    • Permohonan Lembur

    Mengisi formulir izin lembur
    Karyawan yang akan menjalankan kerja lembur memberitahukan kepada mandor shift atas pekerjaan yang akan dilakukannya. Setelah lembur selesai dilakukan, karyawanakan mengisi jam lembur yang telah dijalankan. Izin lembur ini akan disetujui oleh mandor shift.

    Mengumpulkan surat izin lembur
    Semua surat izin lembur dikumpulkan dari karywan untuk disetujui. Setelah dikumpulkan, mandor shift mengisi form lembur berdasarkan surat-surat izin lembur tersebut. Nama karyawan, jam lembur dan jenis pekerjaan diisi dalam form itu dan diberikan kepada Factory Assistant untuk disetujui.

    Mengecek form lembur
    Factory Assistant akan mengecek kewajaran dan kebenaran dari form lembur. Factory Assistant akan memberikan tanda tangan pada kolom “Check By Assistant”

    Melakukan input jam lembur
    Setiap hari, jam lembur di-input oleh Checkroll. Laporan lainnya dapat dihasilkan melalui query yang dilakukan oleh user sesuai dengan keperluannya.

    Menyetujui form lembur
    Setiap minggu, Mill manager menerima kumpulan LPF 103 yang telah diinput pada minggu tersebut. Manager akan mengisi kolom “Approved By” dengan tanda tangannya. Manager juga dapat melihat laporan yang diinginkan.

    • Penerimaan TBS di Pabrik

    Menyampaikan SPBS
    Supir pengangkut TBS menyerahkan SPBS atas TBS yang diangkutnya kepada Satpam di pintu masuk pabrik

    Memeriksa isi angkutan
    Receiving Clerk menerima SPBS dan memeriksa isi truk. Apabila SPBS lengkap dan isi truk telah diinspeksi, maka truk diizinkan untuk masuk.
    SPBS kemudian diberikan ke pada Factory Clerk.

    Melakukan penimbangan bruto
    Supir menempatkan truk berisi TBS di atas jembatan timbang sesuai arahan operator timbangan. Selanjutnya, operator timbangan mengaktifkan jembatan timbang dan melakukan pencatatan asal kebun, mencatat nomor polisi kendaraan dan berat truk masuk ke dalam weighbridge software. Setelah mencatat informasi tersebut, operator timbangan akan memberi tanda kepada truk untuk memasuki loading ramp.

    Menurunkan angkutan
    Supir truk menurunkan TBS yang diangkut ke loading ramp (tempat penampungan TBS).

    Melakukan sortasi TBS yang diterima
    Sortasi akan dilakukan pada TBS yang diterima berdasarkan kriteria-kriteria yang telah ditentukan. Hasil sortasi ini akan dicatat pada formulir sortasi. Berat TBS yang diterima, yang over-ripe dan yang ditolak dicatat pada formulir ini.

    Menyusun laporan sortasi harian
    Berdasarkan copy formulir-formulir sortasi yang dikumpulkan, Mandor shift akan menyusun laporan sortasi harian (Daily FFB Sortation Report). Laporan ini akan ditandatangani oleh Mill manager.

    Meng-input laporan sortasi harian
    Factory Clerk akan menerima laporan sortasi harian yang telah disetujui oleh Mill manager.

    Menimbang berat kosong truk
    Setelah menurunkan TBS di loading ramp, supir truk kembali menempatkan truk di atas jembatan timbang untuk mengetahui berat kosong truk untuk mendapatkan berat TBS yang diturunkan pada tempat penampungan (berat netto TBS). Operator jembatan timbang kemudian akan menimbang berat kosong truk sehingga selisih antara berat bruto (truk beserta isi TBS) dengan berat kosong truk merupakan berat TBS yang diterima oleh pabrik. Data ini kemudian disimpan dalam database program timbangan, dan operator mencetak print out hasil timbangan beserta jumlah netto TBS yang diterima.

    Menandatangani SPBS
    Supir truk menyetujui dan kemudian menandatangani Weight Slip Print Out untuk meyetujui jumlah berat netto pengiriman TBS yang diterima oleh pabrik, dan menerima kembali SPBS.

    • Pencatatan Aktivitas Shift

    Mencatat kegiatan shift pada lembaran laporan shift
    Pada akhir shift, mandor shift akan mencatat data kegiatan shift mesin pada lembaran laporan shift. Data -data yang dimasukkan di antaranya adalah: jam mulai dan akhir shift, jam operasi per mesin pabrik, jumlah TBS yang diolah pada shift, rendement dan data-data pemakaian air.

    Mengecek laporan shift
    Lembaran laporan shift diberikan kepada Factory Assistant untuk dicek kewajaran dan ketepatannya. Jam kerja shift akan dicek dan jam operasi mesin akan dicocokan. Lembaran laporan shift yang telah disetujui akan ditandatangani. Apabila ada kesalahan, maka Factory Assistant akan memberitahukan kesalahan tersebut dan mandor shift untuk melakukan revisi pada lembaran shift tersebut.

    Melakukan input data laporan shift
    Berdasarkan data pada lembaran laporan shift, Factory Clerk akan melakukan input ke komputer. Entry Data akan diverifikasi lagi oleh Factory Assistant. Lembaran Shift Report diarsipkan di kantor pabrik.

    • Pemeliharaan dan Perbaikan Mesin Pabrik

    Memberitahukan atas pemeliharaan atau perbaikkan yang perlu dilaksanakan
    Factory Assistant akan mengecek sejarah operasi mesin pabrik berdasarkan perkiraannya. Apabila menurut sejarah operasi mesin ada mesin yang perlu dioperasi maka Factory Assistant akan memberitahukan Maintenance Assistant untuk melakukan pemeliharaan atas mesin tersebut. Apabila adanya breakdown pada sebuah mesin, maka Factory Assistant akan langsung memberitahukan Mill Manager dan Maintenance Assistant untuk melakukan perbaikkan secepatnya karena tingkat urgensi yang sangat tinggi.

    Menetukan pekerjaan karyawan workshop
    Berdasarkan keperluan perbaikan atau pemeliharaan maka Workshop assistant akan menetukan tugas yang perlu dilakukan setiap karyawan. Setelah ditentukan, setiap tugas karyawan akan dicatat pada buku-buku masing pekerja oleh karyawan tersebut.

    Melengkapi mencatat kegiatan workshop
    Pada akhir harinya, Mandor Workshop akan melengkapi Workshop Log Book berdasarkan buku-buku pekerja. Informasi mengenai Workshop Code, nama mandor, jenis pekerjaan, waktu yang diperlukan untuk melakukan semua.

    Mengecek form
    Setelah LPF 621 dilengkapi oleh mandor workshop, form diberikan pada Workshop Assistant untuk disetujui. Workshop Assitant mengecek ketepatan dan kewajaran data.

    Melakukan input data Workshop
    Form yang telah disetujui oleh Maintenance Assistant akan diberikan pada Factory Clerk untuk di-input datanya. Factory Administration Assistant akan melakukan verifikasi terhadap peng-inputan data.

    • Pencatatan Persediaan Produk di Pabrik

    Memeriksa posisi persediaan produk di pabrik
    Setiap pagi, Factory Clerk akan memeriksa posisi persediaan produk di pabrik. Untuk CPO, Factory Clerk akan memeriksa posisi CPO dalam masing-masing storage tank dan dicatat posisinya ke dalam Daily Record of Palm Oil & Palm Kernel Produce. Factory Clerk juga melakukan rekonsilasi persediaan produk untuk memastikan kebenaran pencatatan terhadap jumlah persediaan produk yang sebenarnya.

    Mengecek laporan harian persediaan produk
    Laporan harian Persediaan Produk (untuk CPO dan PK, laporan ini merupakan Daily Record of Palm Oil & Palm Kernel Produce) dicek oleh Factory Assistant atas kewajran dan ketepatan laporan. Daily Record of Palm Oil & Palm Kernel Produce ditandatangani untuk menandakan bahwa laporan tersebut telah dicek.

    Menyetujui laporan harian persediaan produk
    Setelah dicek oleh Factory Assistant, Laporan Harian Persediaan Produk (untuk CPO dan PK, Daily Record of Oil Palm & Palm Kernel Produce) akan dicek lagi ketepatannya oleh Mill Manager untuk disetujui. Setelah disetujui, laporan tersebut akan dikembalikan oleh factory clerk untuk di-input.

    Melakukan input data persediaan dan mengirim laporan harian
    Factory Clerk melakukan input pada data persediaan produk setiap harinya. Dari data persediaan ini. Laporan Harian Persediaan Produk (Daily Record of Product Produced) di-file oleh Factory Clerk di kantor pabrik. Angka jumlah persediaan produk dikirim ke Inventory Control Supervisor untuk mengetahui posisi harian produksi.

    • Pengiriman Produk dari Pabrik

    Mengirim truk ke pabrik dan menyerahkan DO ke pabrik
    Truk pembeli datang ke pabrik dan menunjukkan DO sebagai tanda bukti untuk pengambilan barang (finish goods-CPO atau PK) kepada satpam. DO diserahkan kepada crop clerk untuk dicek.

    Memeriksa dan mencatat delivery order
    DO yang dibawa oleh supir truk dicatat oleh crop clerk di dalam Buku Register Pengiriman dan Kontrak. Pencatatan dilakukan atas nomor kontrak, total kontrak, nama pembeli dan nama supir truk serta nomor polisi truk.

    Melakukan penimbangan berat kosong
    Truk ditimbang dalam keadaan kosong. Hasil timbangan dicatat beserta nomor polisi dan nama supir. Setelah mencatat informasi tersebut, operator timbangan akan memberi tanda kepada truk untuk memasuki tempat pengisian CPO / PK.

    Mengisi truk dengan hasil produksi
    Truk dibawa ke tempat pengisian (despatch) dan diisi dengan CPO atau PK (tergantung DO dan pembelian yang dilakukan)

    Melakukan penimbangan berat isi dan mencatat breat isi pada DO
    Truk ditimbang beserta isi angkutan di atas weight bridge. Hasil penimbangan truk akan dicatat pada DO dan pada weighbridge software. SPBS yang telah mengandungi berat netto akan dicetak langsung. SPBS akan dicocokan dengan DO dan dilampirkan pada DO setelah dinyatakan cocok.

    Mencatat dan menyutujui pengiriman finish goods
    DO dan Buku Register Pengiriman dan Kontrak (control) diserahkan crop clerk untuk ditandatangani Mill Manager

    Mencatat Pengeluaran Hasil Produksi dan Mengecek buku kontrak
    DO dikembalikan ke supir pengangkut truk, satu copy DO disimpan oleh pabrik Pengiriman yang telah dilakukan, dicatat pada buku despatch CPO/PK oleh crop clerk yang akhirnya di tandatangani oleh shift engineer dan Mill manager. Pada akhir harinya, crop clerk juga akan mengecek buku kontrak dan mencari detil kontrak yang telah lunas.

    Melakukan input data pengeluaran CPO/PK dan kontrak
    Data pengeluaran CPO / PK dari pabrik yang tercatat di buku Despatch akan di-input pada akhir harinya. Data yang di-iput akan dicek oleh Factory Assistant dan di approve oleh Mill manager. Bagi kontrak yang telah lunas, data-data mengenai kontrak tersebut, seperti tanggal akhir kontrak dan jumlah yang dikeluarkan pada pihak kedua, juga dimasukkan ke dalam arsip pabrik.

    Tinggalkan Balasan

    Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

    Logo WordPress.com

    You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

    Gambar Twitter

    You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

    Foto Facebook

    You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

    Foto Google+

    You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

    Connecting to %s

    %d blogger menyukai ini: